RODO

RODO" - zmiany w przepisach dotyczących ochrony danych osobowych

Od 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych określane jako "RODO"). Posługiwanie się terminem RODO jest powszechnie używanym skrótem ww. rozporządzenia. Celem wprowadzenia nowych regulacji jest ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych na terenie Unii Europejskiej.

Kołobrzeski Instytut Kultury i Promocji w świetle przepisów prawa jest Administratorem Państwa danych osobowych, którego reprezentantem jest Dyrektor Kołobrzeskiego Instytutu Kultury i Promocji. Oznacza to, że podejmujemy adekwatne środki techniczne oraz organizacyjne, aby w sposób rzetelny, legalny i transparentny zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 RODO, informuję:

OGÓLNE ZASADY PRZETWARZANIA TWOICH DANYCH OSOBOWYCH.

Administratorem Danych jest Kołobrzeski Instytut Kultury i Promocji z siedzibą przy ul. Unii Lubelskiej 33a, 78-100 Kołobrzeg.

Dyrektor Kołobrzeskiego Instytutu Kultury i Promocji wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), Pana Dariusza Florka, który m.in. monitoruje przestrzeganie przepisów RODO przez Administratora Danych. Z IOD mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobiście w siedzibie Kołobrzeskiego Instytutu Kultury i Promocji, telefonicznie pod nr tel. 502 085 375, lub mailowo: iod@kikip.kolobrzeg.eu lub pisemnie na adres Kołobrzeskiego Instytutu Kultury i Promocji.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady, jakimi kierujemy się przy przetwarzaniu Państwa danych osobowych:

• Dane osobowe zbierane są tylko i wyłącznie w minimalnym zakresie czyli niezbędnym do realizacji celów i zadań, dla których są zbierane. Na przykład zbieramy dane osobowe w celu klientów i innych osób korzystających z usług lub obsługiwanych przez KIKiP w zakresie wypełniania obowiązku wynikającego m.in. z przepisów o działalności kulturalnej, realizacji i wykonywania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, jak również w jednym lub większej liczbie określonych celów za zgodą osoby, której dane dotyczą lub wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym w związku z organizacją i potrzebą przeprowadzenia różnego rodzaju imprez, zajęć i konkursów, przyznania nagród, stypendiów, itp. w których udział osób, których dane dotyczą jest dobrowolny, w celu upowszechniania wizerunku tych osób w mediach, w tym społecznościowych i na stronie internetowej, które KIKiP wykorzystuje do promocji swej działalności;
• Cele w jakich zbierane są dane osobowe szczegółowo i jasno zostały określone w przepisach prawa - nie przetwarzamy danych w sposób niezgodny z tymi celami.
• Dbamy o aktualność i poprawność danych osobowych i niezwłocznie reagujemy na każde wnioski o sprostowanie czy ich aktualizację.
• Realizujemy przysługujące prawa do usunięcia danych osobowych, wycofania zgody, ograniczenia przetwarzania do przenoszenia danych, prawa wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawa do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu. Niemniej jednak ww. prawa mogą podlegać ograniczeniom, które wynikają wprost z przepisów prawa.
• Zasady gromadzenia i przechowywania danych osobowych niezbędnych do celów archiwalnych w interesie publicznym i celów statystycznych zgodnych z art. 89 ust. 1 RODO, na podstawie prawa Unii lub państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa, do ochrony danych osobowych i przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. j) RODO, np. w celu realizacji obowiązku wynikającego z przepisów dotyczących obowiązków archiwalnych i statystycznych.
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:
  • niezbędny do realizacji celów zgodnie z przepisami prawa, w tym instrukcją kancelaryjną lub wewnętrznymi regulacjami Administratora, a po tym okresie przez czas oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa;
  • do czasu wyłonienia zwycięzcy konkursu i rozliczenia tego konkursu;
  • do czasu zakończenia rozliczeń statystycznych i budżetowych;
• Chronimy dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, jak i nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem.
• Jeżeli dane osobowe są udostępniane innym podmiotom, następuje to w sposób bezpieczny, umownie zabezpieczony oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
• Administrator Danych wdrożył i przestrzega środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO. Opracowano i wdrożono szereg procedur mających między innymi za zadanie zabezpieczyć dane osobowe przed dostępem osób nieuprawnionych.
• Do przetwarzania danych osobowych zostały dopuszczone tylko i wyłącznie osoby posiadające do tego odrębne upoważnienie nadane przez Administratora Danych.
• Systemy informatyczne umożliwiają odnotowanie każdej operacji wykonywanej na danych osobowych.
• Stosowane są metody polegające na szyfrowaniu danych ich pseudonimizacji, jak i pełnej anonimizacji danych osobowych.
• Podanie przez Państwa danych osobowych może być:
  • wymogiem dobrowolnym, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody pozyskanej od osoby, której dane dotyczą w myśl art. 6 ust. 1 lit. a) lub gdy przesłanką jest prawnie uzasadniony interes Administratora w myśl art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
  • wymogiem ustawowym, gdy przesłanką przetwarzania danych osobowych jest przepis prawa w myśl art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) i f) RODO;
  • wymogiem obowiązkowym, gdy przesłanką przetwarzania danych osobowych jest zawarta umowa lub chęć jej zawarcia w myśl art. 6 ust. 1 lit. b) oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.

Mogą być Państwo zobowiązani do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych może być naruszenie przepisów prawa lub odmowa ze strony Administratora zawarcia umowy.

• Przetwarzane przez Administratora dane nie podlegają procesom zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania danych.

PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Dyrektor Kołobrzeskiego Instytutu Kultury i Promocji realizuje przysługujące Państwu prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych. Prawa te wynikają z art. 15 - 21 RODO i dotyczą:

• Prawa dostępu do danych osoby której dane osobowe dotyczą - mają Państwo prawo do otrzymania od Administratora Danych potwierdzenia czy Wasze dane osobowe są przetwarzane i w jaki sposób się to odbywa.
• Prawa do sprostowania danych - mają Państwo prawo do żądania od Administratora Danych niezwłocznego sprostowania swoich danych, które są nieprawidłowe oraz prawo do żądania uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawa do usunięcia danych tzw. "prawo do bycia zapomnianym" - mają Państwo prawo do żądania od Administratora Danych niezwłocznego usunięcia swoich danych.
• Prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych - mają Państwo prawo do żądania od Administratora Danych ograniczenia przetwarzania danych w ściśle określonych przypadkach, mianowicie:
  • w przypadku zakwestionowania prawidłowości danych osobowych - na okres pozwalający Administratorowi Danych sprawdzić prawidłowość tych danych;
  • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
  • Administrator Danych nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy wobec przetwarzania - do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora Danych są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
• Prawa do przenoszenia danych - mają Państwo prawo do otrzymania kopii danych osobowych, które nam dostarczyliście jeśli przetwarzanie odbywa się w oparciu o Państwa zgodę lub na podstawie umowy, oraz w sposób zautomatyzowany.
• Prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych - jeśli przetwarzamy dane osobowe w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej będziemy musieli zaprzestać przetwarzania Państwa danych, chyba, że wykażemy istnienie istotnych, uzasadnionych podstaw dla przetwarzania, które to obiektywnie powinny mieć pierwszeństwo nad Państwa niedogodnością lub polegają na obronie naszych roszczeń. Prawo sprzeciwu przysługuje także w przypadku, gdy przetwarzanie dotyczy marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, np. w związku z profilowaniem opartym o pliki cookies. W tym przypadku przetwarzanie danych osobowych w tym celu musi zostać natychmiast zaniechane.
• Prawa do złożenia skargi do organu nadzorczego - mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uznacie, że przetwarzanie Waszych danych narusza przepisy prawa, w następujący sposób:
  • Listownie: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;
  • Przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;
  • Telefonicznie: (22) 531 03 00;

WAŻNE: Ww. prawa podlegają ograniczeniom, które wynikają wprost z przepisów prawa. Każdorazowo realizacja przysługujących Państwu praw będzie poprzedzona analizą formalno-prawną w tym zakresie.

Wszelkie wnioski dotyczące przetwarzanych danych osobowych, w tym przysługujących Państwu praw, można przesłać mailowo na adres: iod@kikip.kolobrzeg.eu, lub pisemnie na adres Kołobrzeskiego Instytutu Kultury i Promocji, ul. Unii Lubelskiej 33a, 78-100 Kołobrzeg. Państwa wnioski zostaną spełnione bez zbędnej zwłoki. 

ZGODA OSOBY KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Jedną z przesłanek, która daje podstawę do przetwarzania Państwa danych osobowych jest wyrażenie przez Państwa zgody na przetwarzanie danych. Dotyczy to sytuacji, w których przetwarzanie danych nie odbywa się w oparciu o przepisy prawa, a jest działaniem dobrowolnym Administratora Danych, tzn. nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu. W takich przypadkach jeżeli zechcecie Państwo skorzystać z danej usługi poprosimy Was o wyrażenie pisemnej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Tego typu zgoda może być w każdym czasie przez Państwa wycofana i nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Waszych danych przed cofnięciem takiej zgody. Aby wycofać zgodę na przetwarzanie danych wystarczy złożyć pisemny wniosek w Biurze Obsługi Klienta lub wysłać go pocztą na adres Kołobrzeskiego Instytutu Kultury i Promocji, ul. Unii Lubelskiej 33a, 78-100 Kołobrzeg.

UDOSTĘPNIANIE DANYCH INNYM PODMIOTOM

Państwa dane osobowe mogą być udostępnione tylko i wyłącznie podmiotom, które mają do tego prawo określone w przepisach prawa lub za Państwa zgodą w zależności od celu przetwarzania danych, oraz treści zgody na przetwarzanie i udostępnienie.

W każdym przypadku, w którym Dyrektor Kołobrzeskiego Instytutu Kultury i Promocji udostępnia dane dla podmiotów zewnętrznych w celu realizacji konkretnej usługi zawierana jest każdorazowo szczegółowa umowa powierzenia danych osobowych pomiędzy Administratorem Danych, a podmiotem przetwarzającym. Taka umowa reguluje tryb, zasady, cel przetwarzania, jak i środki bezpieczeństwa  przetwarzania tych danych oraz odpowiedzialność Administratora Danych jak i podmiotu przetwarzającego.

Wskazujemy, że w przypadku gdy odbiorcy danych będą samodzielnie i w imieniu własnym zbierać dane osobowe od Użytkownika i np. oferować produkty i usługi za pośrednictwem własnych kanałów, są wówczas odrębnymi administratorami danych, i w tym zakresie ponoszą swoją własną odpowiedzialność za przetwarzania takich danych osobowych, nie podlegając warunkom Polityki ochrony danych Administratora Danych.

PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej w ramach korzystania przez Administratora z usług serwisów firmy Meta, na profilu społecznościowym Facebook, na podstawie zgody, wyrażonej w sposób dobrowolny, konkretny, świadomy i jednoznaczny jako okazanie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalającego na przetwarzanie danych osobowych na profilu, w celach promujących wydarzenia KIKiP i uczestnictwo w tych wydarzeniach przez osoby, której dane dotyczą, ze szczególnym uwzględnieniem praw osób, w tym dzieci;

Może Pan / Pani uzyskać kopię danych osobowych zawartych na profilu Facebook, przekazywanych do państwa trzeciego zgodnie z opisanymi Zasadami dotyczącymi danych ww. serwisów lub bezpośrednio po zalogowaniu się do ww. serwisów i przejściu do profilu społecznościowego.

PONADTO ZGODNIE Z ART. 14 UST. 1 I UST. 2 RODO, INFORMUJĘ, ŻE:

• W związku z możliwością gromadzenia Państwa danych z innego źródła niż od osoby, której dane dotyczą, informuję, że Administrator może gromadzić dane osobowe zwykłe i dane szczególnych kategorii;
• Źródłem danych zwykłych i szczególnie chronionych, gromadzonych nie od osób, których dane dotyczą mogą być: podmioty współpracujące z KIKiP (ośrodki kultury, szkoły, uczelnie, przedszkola, biblioteki, muzea, fundacje i stowarzyszenia, samorządy terenowe itp.) na podstawie przepisów prawa umów i porozumień przekazują dane osobowe, których są administratorami, w zakresie i w celu realizacji zadań, do których są zobligowani przepisami prawa, umowami lub porozumieniami o współpracy, na podstawie których organizują i realizują działalność i imprezy kulturalne, promują czytelnictwo, realizują działalność informacyjną.